Gestion de la sous-traitance : comment choisir la bonne solution

Gestion de la sous-traitance avec DEVIBOX

De nos jours, la gestion de la sous-traitance n’est souvent plus une activité qu’il est possible d’assurer manuellement ou à l’aide d’un simple fichier Excel. Le passage à un système de gestion de la sous-traitance complet et intégré s’impose pour bon nombre d’entreprises qui désirent assurer leur croissance tout en conservant le plein contrôle de leurs activités.

Une question se pose alors : comment choisir la bonne solution? Et plus précisément : comment choisir la bonne solution pour vous? Comme il s'agit d'un investissement important, vous gagnerez à y accorder une bonne réflexion en amont. Pour vous aider dans votre analyse, voici quelques points à considérer et caractéristiques pour différencier un bon logiciel de gestion de la sous-traitance d'un très bon.

Avant même de vous lancer dans la recherche d’une solution de gestion de la sous-traitance, il importe de déterminer vos besoins.

Pour ce faire, vous devez considérer :

• le nombre de sous-traitants avec lesquels vous faites affaire
• le nombre de sites (usines, chantiers, entrepôts, etc.) en exploitation
• la disponibilité des ressources internes affectées à la gestion des sous-traitants
• les risques auxquels vos travailleurs et votre entreprise sont exposés

Plus les risques sont élevés, plus l'entreprise a intérêt à confier la gestion de ses sous-traitants à une firme externe ou à se tourner vers un outil efficace de gestion de la sous-traitance. En effet, un risque élevé signifie une haute probabilité d'occurrence du danger et un haut niveau de sévérité de la conséquence du danger, lorsqu'il survient.

De plus, un nombre élevé de sous-traitants et de sites en exploitation, jumelé à une faible disponibilité des ressources internes, augmente le temps nécessaire à la gestion des sous-traitants, ce qui implique souvent que les ressources internes affectées à cette tâche délaissent naturellement les autres processus de gestion de la santé, de la sécurité et de l'environnement, créant des lacunes ailleurs dans l'entreprise. Le recours à un logiciel et aux services d'impartition de la gestion se présente alors comme un choix judicieux.

Adapté à votre réalité

Les excellentes solutions de gestion de la sous-traitance ne sont pas conçues que par des professionnels des TI : leur conception nécessite aussi l’expertise de gens du terrain. Car à quoi sert un logiciel s’il ne facilite en rien les processus rattachés à vos tâches quotidiennes?

La solution doit pouvoir répondre à vos besoins et s’adapter à la réalité de votre entreprise et à celle de votre industrie. L’approche « passe-partout » est donc à éviter puisqu’elle ne répondra qu’en partie à vos attentes.

Ergonomique et convivial

Ergonomie et convivialité. Voilà deux éléments différenciateurs des logiciels de gestion de la sous-traitance. À première vue, tous les systèmes peuvent vous paraître identiques et dotés des mêmes fonctionnalités. Mais ne vous laissez pas berner…

Car si vous cherchez chaque fois l’emplacement d’un répertoire souvent consulté ou si vous devez cliquer huit fois pour vous rendre à une section en particulier, votre utilisation du logiciel deviendra rapidement frustrante. Vous serez alors tenté de délaisser votre outil pour revenir à vos anciennes méthodes.

Facile à implanter

Les solutions de type SaaS (Software as a Service ou logiciel à la demande, en français) ont de plus en plus la cote auprès des entreprises qui souhaitent se moderniser sur le plan informatique.

Plus faciles à implanter que le logiciel traditionnel et exigeant moins de ressources affectées à la maintenance, ces solutions entièrement externes présentent aussi l’avantage de se heurter moins souvent à la réticence des équipes TI. Les notions de modularité et de flexibilité de ces outils contribuent également à en faire un choix sensé puisqu’elles permettent à l’entreprise de ne choisir que les options utiles dans le cadre de ses activités.

Soutenu par une équipe d'experts

La flexibilité et la modularité constituent un bon point de départ. Mais elles ne garantissent pas de pouvoir personnaliser entièrement la solution aux besoins de votre entreprise.

Pour une solution véritablement personnalisée, assurez-vous que le logiciel est assorti d’un service de soutien technique qui assure la prise en charge de l'implantation clé en main. L’équipe technique sera alors en mesure de vous accompagner en vue de procéder à une personnalisation plus complexe, qui demande certaines connaissances avancées de l’outil. Cette intervention contribuera ensuite à vous faire économiser temps et argent en vous permettant de réaliser vos tâches de manière fluide et beaucoup plus efficace.

Compatible avec les systèmes en place

Idéalement, la solution doit être compatible avec tous vos systèmes informatiques afin de pouvoir y intégrer tous les organes de votre entreprise : ressources humaines, qualité, sûreté, etc. Une intégration avec le progiciel de gestion intégré de l'entreprise (ERP) - comme SAP ou Oracle pour gérer toutes les ressources de l'entreprise - et avec le système de contrôle de la sûreté du site est d'autant plus idéale. Cette compatibilité vous permettra de réduire grandement les interventions et de centraliser vos données et vos ressources, vous faisant gagner en temps et en efficacité.

De plus, la mobilité est désormais un aspect crucial pour un nombre croissant de travailleurs, sur les chantiers comme sur la route. L’accès aux informations à distance est devenu une nécessité et non plus un luxe, car elle permet d’assurer la productivité des travailleurs et de faciliter les communications.

Centré sur la sécurité, la formation et la gestion

La solution de gestion de la sous-traitance que vous convoitez devrait tenir compte de trois aspects critiques : la sécurité, la formation et la gestion de vos travailleurs. Voici donc quelques questions à vous poser pour déterminer si le logiciel que vous considérez se démarque véritablement de ses concurrents.

• Permet-il d'analyser les risques liés à un projet? Les chantiers et les sites d'exploitation exigent certaines qualifications et demandent à ce que des précautions soient prises. Votre logiciel pourra servir de matériel de soutien en mettant vos sous-traitants en garde contre les dangers potentiels du projet.
• Offre-t-il des conseils liés aux bonnes pratiques du domaine, notamment en matière de santé et sécurité au travail (SST)? Une bonne solution doit pouvoir éduquer ses utilisateurs.
• Est-il sécuritaire? Il est capital de pouvoir compter sur une solution sécuritaire pour assurer la protection de vos données et éviter une fuite de renseignements confidentiels.
• Le logiciel offre-t-il la possibilité de prévoir les prochaines étapes de la formation d'un travailleur? Cette fonctionnalité vous permettra de faire efficacement le suivi avec les employés du sous-traitant pour vous assurer qu’ils possèdent les qualifications et les formations requises pour le travail à effectuer.
• La solution propose-t-elle un module d'apprentissage en ligne (e-learning)? Comme les travailleurs sont souvent en déplacement ou sur les chantiers, ce type de module permet aux ressources de suivre rapidement les formations nécessaires à l'accomplissement de leurs tâches, et ce, à distance, au moment et au moyen du support informatique de leur choix.

Il s’agit là de fonctionnalités de base que toute solution de gestion de la sous-traitance devrait posséder.

Axé sur la gestion des risques

Un excellent logiciel doit aussi prendre en charge l'analyse sécuritaire et environnementale des travaux (ASET). Cette analyse permet, pour le donneur d'ordres, de faire l'évaluation des risques spécifiques aux travaux à réaliser. Ensuite, le logiciel doit permettre de préciser les contrôles que l'organisation souhaite voir son sous-traitant mettre en place pour gérer les risques : bonnes pratiques, procédures normalisées d'exploitation, permis de travail requis, équipement de protection individuelle (ÉPI) et formations particulières.

Un « lien guérite » peut aussi être lié au système pour contrôler les entrées et sorties des employés. Cette fonctionnalité accentue le niveau de sécurité et de sûreté et prévient les accidents. Elle permet aussi de contrôler l’accès au site des travaux en autorisant seulement les employés détenant leurs qualifications.

Finalement, une excellente solution de gestion de la sous-traitance devrait pouvoir vous faire économiser temps et argent dès son implantation. Pour ce faire, elle doit être conviviale, compatible avec votre infrastructure, dotée de fonctionnalités pertinentes pour vous et personnalisée au profil de votre entreprise. Voilà les points à considérer dans votre choix.

Et pour garantir son efficacité optimale et son utilisation massive, n’hésitez pas à recourir aux services d'accompagnement technique au moment de la mise en œuvre et même après. Vous vous assurerez ainsi de pouvoir compter en tout temps sur une solution personnalisée qui répond pleinement à vos besoins et attentes.